Rencana Proyek
- Get link
- X
- Other Apps
Rencana Proyek
Hai! Selamat datang kembali, saat ini Anda berada dalam tahap membuat rencana proyek. Membuat rencana proyek merupakan tahap kedua dari siklus manajemen proyek. Setelah mendeklarasikan proyek yang akan dikerjakan, tugas Anda adalah membuat rencana agar proyek berjalan hingga akhir. Bagaimana caranya? Yuk, kita simak materi selanjutnya.
Menetapkan Milestones
Sebelum menuju inti materi, ada dua hal yang perlu Anda ketahui dalam menyusun milestone yaitu project task dan milestones.
- Project Task adalah aktivitas yang perlu diselesaikan dalam jangka waktu tertentu dan untuk itu ditugaskan kepada satu atau lebih individu. Pekerjaan proyek dipecah menjadi banyak tugas proyek yang berbeda.
- Milestones adalah poin penting dalam menyusun jadwal proyek, biasanya ditandai dengan penyelesaian tugas utama. Tujuan dibuatnya milestone adalah untuk memeriksa proyek Anda secara signifikan dan memastikannya berjalan sesuai jadwal untuk memenuhi target.
Ada dua hal yang perlu Anda ketahui ketika menetapkan milestones.
- Top-down scheduling
Pada pendekatan ini, manajer proyek menetapkan milestones yang lebih tinggi (Bendera Kuning), kemudian dipecah menjadi tugas proyek yang lebih kecil (Bendera Hijau). Manajer proyek bekerja dengan anggota tim untuk memastikan bahwa semua tugas sudah tercakup.
- Bottom-up scheduling
Pendekatan ini bertolak belakang dengan top-down scheduling. Manajer proyek melihat terlebih dahulu semua tugas antar individu anggota tim yang perlu diselesaikan dan kemudian menggabungkan tugas tersebut menjadi bagian yang dapat dikelola dengan mengarah ke milestone (pencapaian).
Tahukah Anda? Di antara top-down scheduling dengan bottom-up scheduling, banyak perusahaan yang lebih banyak memilih bottom-up scheduling, lho. Beberapa contoh perusahaan yang menggunakan pendekatan bottom-up scheduling adalah The New York Times dan IBM. Di sana, setiap orang harus menjadi bagian dari proses pengambilan keputusan. Pendekatan tersebut terbukti berhasil, jadi lebih banyak perusahaan akan mengadopsinya. Sebaliknya, perusahaan yang menggunakan top-down schedule salah satunya adalah Trump Organization yang memiliki kepribadian kuat sehingga perusahaan tersebut berhasil menggunakan pendekatan tersebut. Sumber: Project Manager |
Work Breakdown Structure (WBS)
Setelah mempelajari cara menyusun milestone pada materi sebelumnya, sekarang Anda akan mengenal alat untuk mengurutkan project task dan milestones sesuai urutan yang harus diselesaikan, yaitu menggunakan Work Breakdown Structure (WBS). Lalu, mengapa kita harus menggunakan WBS pada manajemen proyek? Simak, yuk, penjelasan di bawah ini.
Manfaat WBS Pada Manajemen Proyek
Tentunya membuat WBS pada manajemen proyek akan membantu Anda dalam memetakan tugas proyek agar lebih terstruktur dan selesai sesuai jadwal yang telah disepakati sebelumnya.
Ini merupakan beberapa manfaat apabila Anda memetakan tugas menggunakan WBS.
- Komunikasi tingkat lanjut. Keunggulan utama dari pembuatan WBS adalah Anda akan sering berkolaborasi dengan anggota tim dan rekan kerja lainnya.
- Kreativitas. Saat membuat WBS, Anda dan anggota tim dipersilakan untuk berkreativitas dalam menyusun serta merancang proyek yang akan dikerjakan. Jadi, jangan pernah merasa terbatas ketika menyusun WBS untuk proyek yang Anda kelola sendiri.
- Orientasi pada tujuan akhir. Fungsi dibuatnya WBS adalah untuk membantu semua anggota tim tetap fokus pada tujuan akhir. Ini mengurangi kemungkinan dilakukannya pekerjaan yang tidak perlu.
- Detail organisasi. Setiap detail pada pekerjaan tidak ada yang terlewat karena ia harus diperhitungkan dengan cermat.
- Penjadwalan. WBS membantu mengidentifikasi pekerjaan atau bagian yang tertinggal dari jadwal Anda.
- Alokasi tugas. Saat Anda memecah proyek menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola, tugas-tugas ini akan lebih mudah untuk ditetapkan kepada anggota tim Anda.
- Mencegah masalah. Ketika menjalankan proyek, pastinya akan selalu ada masalah baik kecil maupun besar. Peran WBS di sini adalah untuk mengurangi atau mencegah masalah yang akan terjadi saat menjalankan proyek dengan cara mempertimbangkan semua detail tugas sebelum eksekusi.
- Brainstorming. Aktivitas brainstorming dengan anggota tim akan membantu Anda untuk menentukan ide dan solusi yang berbeda apabila terjadi masalah.
- Mengelola risiko. Jika Anda mengerjakan proyek menggunakan WBS, Anda akan dapat mengelola risiko sejak awal karena jadwalnya telah terpetakan.
- Fleksibilitas. WBS ini dapat digunakan pada berbagai bidang dan keilmuan.
Nah, setelah tahu manfaat dari pembuatan WBS, sekarang Anda akan mempelajari cara membuat WBS tersebut. So, simak baik-baik materi di bawah ini, ya!
Oh, iya! Untuk merancang sebuah WBS, ada beberapa tools yang dapat Anda gunakan, sepertiExcel/Spreadsheet atau XMind.
Apabila membutuhkan contoh dalam membuat WBS, Anda dapat mengunjungi situs Work Breakdown Structure in 2023: How to Use a WBS in Project Management untuk menambah pengetahuan dan pengalaman dalam membuat WBS.
Setelah memahami bentuk struktur dan cara membuat WBS, setelah ini Anda akan mempelajari visualisasi dari WBS menggunakan Gantt Chart. Maka dari itu, yuk, kita lanjut ke materi berikutnya!
Gantt Chart
Pada materi ini, Anda masih terhubung dengan materi sebelumnya, yaitu Work Breakdown Structure (WBS). Gantt Chart merupakan diagram batang horizontal yang memetakan jadwal proyek. Yup! Ini adalah representasi visual dari tugas proyek yang telah dibuat pada WBS dengan perincian jelas tentang siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan itu dan kapan tugas tersebut jatuh tempo. Berikut adalah tools yang dapat Anda gunakan untuk membuat Gantt Chart.
- Excel atau Spreadsheet
- GanttPro
Ini merupakan contoh dari Gantt Chart sebuah proyek yang telah dibuat menggunakan GanttPro, simak, yuk!
Dengan Anda membuat WBS terlebih dahulu kemudian direpresentasikan pada Gantt Chart, setiap tugas proyek Anda akan terukur kemajuan proyeknya serta membantu tugas selesai pada waktu yang telah ditentukan.
Bagaimana sejauh ini? Apakah sudah cukup jelas penggunaan Work Breakdown Structure dan Gantt Chart? Apabila Anda masih merasa bingung, mari berdiskusi di Forum Diskusi, ya. See you there!
RACI Chart
Hai! Terima kasih sudah melangkah sejauh ini, Anda hebat! Apakah Anda masih ingat dengan RACI Chart di pembahasan sebelumnya?
Responsible (Bertanggung Jawab) | Accountable (Akuntabel) | Consulted (Konsultasi) | Informed (Informasi) |
RACI Chart berfungsi untuk menempatkan anggota tim Anda pada sebuah proyek menggunakan bagan RACI atau RACI Chart. Selain berfungsi untuk mengetahui peran setiap anggota tim, RACI Chart juga efektif untuk memberikan arahan kepada setiap anggota tim dan stakeholder (pemangku kepentingan), serta memastikan pekerjaan diselesaikan secara efisien.
Selain RACI Chart, mungkin sebelumnya Anda telah familier dengan istilah Responsibility Assignment Matrix (RAM), RACI Diagram, atau RACI Matriks.
Anda dapat membuat RACI Chart sederhana pada Spreadsheet seperti contoh di bawah ini.
Sebagaimana yang Anda lihat, pada tabel tersebut setiap orang memiliki perannya masing-masing dalam tugas dengan ditandai oleh warna-warna berbeda. Ada dua cara dalam membuat RACI Chart, selain contoh di atas, Anda dapat membuat seperti contoh di bawah ini.
Perbedaan keduanya adalah apabila Anda memiliki satu penanggung jawab dalam tugas, Anda dapat membuat RACI Chart seperti gambar pertama. Sementara itu, apabila ada tugas dengan penanggung jawab lebih dari satu, Anda juga dapat membuat RACI chart seperti contoh gambar yang kedua, supaya terlihat jelas tugas-tugas yang tanggung jawabnya dilimpahkan pada lebih dari satu orang.
Oh, iya! Anda bisa berlatih membuat RACI Chart dengan templat yang ada di bawah ini.
Bagaimana sampai di sini? Apakah cara penggunaan RACI Chart sudah cukup jelas? Apabila Anda masih merasa bingung, mari berdiskusi di Forum Diskusi, ya. See you there!
Komponen Anggaran Proyek
Halo! Terima kasih sudah kembali dengan semangat yang masih membara! Setelah sebelumnya Anda mempelajari berbagai bagan yang dapat digunakan dalam manajemen proyek, sekarang Anda akan mempelajari ragam komponen ketika membuat anggaran.
Dalam membuat anggaran, baik proyek kecil maupun besar tentunya tidak mudah, ada beberapa pertimbangan yang perlu diperhatikan ketika membuat anggaran proyek agar tidak over budget atau minim budget. Over budget adalah kondisi ketika biaya yang dibutuhkan membengkak melebihi batas yang telah ditetapkan sehingga proyek tersebut harus mengeluarkan dana yang seharusnya tidak dikeluarkan, sedangkan minim budget adalah kondisi ketika biaya berada di bawah batas yang telah ditentukan. Kemungkinan yang akan terjadi apabila minim budget adalah pemenuhan kebutuhan proyek yang tidak akan maksimal. Pertimbangan yang perlu diperhatikan antara lain biaya sumber daya, analisis cadangan, anggaran kontingensi, dan biaya kualitas.
Ini merupakan penjelasan mengenai komponen-komponen yang perlu Anda perhatikan ketika membuat anggaran proyek. Simak, yuk!
| Jenis Biaya | Keterangan |
|---|---|
Sumber Daya | Tenaga kerja, alat, peralatan, bahan, dan perangkat lunak. |
Analisis Cadangan | Metode untuk memeriksa sumber daya proyek yang tersisa apabila terjadi kondisi yang tidak diharapkan. |
Anggaran Kontingensi | Bea yang dimasukkan untuk menutupi kemungkinan kejadian tak terduga dan tidak dapat diperhitungkan dalam pekerjaan biaya. |
Biaya Kualitas | Biaya yang dikeluarkan untuk mencegah masalah dengan produk, proses, atau tugas. |
Setelah menerapkan komponen-komponen anggaran dalam menyusun proyek, Anda akan dapat memprediksikan biaya untuk proyek yang dikerjakan.
Kategori Jenis Biaya
Saat mengerjakan proyek, tentunya akan banyak biaya yang dikeluarkan. Untuk memudahkan Anda dalam mengategorikan anggaran proyek, kategori jenis biaya terbagi menjadi dua, yaitu biaya langsung dan tidak langsung.
Biaya langsung adalah pengeluaran item untuk menyelesaikan proyek Anda. Biaya ini mencakup hal-hal berikut.
- Upah dan gaji karyawan serta kontraktor.
- Biaya bahan.
- Biaya sewa peralatan.
- Lisensi perangkat lunak.
- Biaya perjalanan dan transportasi terkait proyek.
- Pelatihan staf.
Sementara itu, biaya tidak langsung adalah pengeluaran untuk item yang tidak mengarah secara langsung pada penyelesaian proyek Anda, tetapi masih penting bagi tim proyek untuk melakukan pekerjaan mereka. Biaya tidak langsung juga sering disebut sebagai biaya overhead. Biaya ini meliputi berbagai hal berikut.
- Biaya Administrasi.
- Keperluan.
- Pertanggungan.
- Peralatan kantor umum.
- Keamanan.
Hal yang perlu diperhatikan sebagai manajer proyek, yaitu Anda harus tetap memantau anggaran proyek agar tidak keluar dari rencana yang telah dibuat. Apabila terjadi perubahan terhadap anggaran, Anda harus melakukan pembaruan anggaran dan persetujuan kembali.
Oh, iya! Anda bisa berlatih membuat anggaran proyek dengan templat yang ada di bawah ini.
Statement of Work
Sebelum memulai materi ini, mari kita ingat kembali berbagai hal yang telah Anda pelajari pada proses membuat rencana proyek. Di awal, Anda telah memahami cara menetapkan milestones pada proyek Anda. Kemudian, Anda mempelajari cara membuat Work Breakdown Structure untuk memetakan tugas proyek agar lebih terstruktur dan selesai sesuai jadwal yang telah disepakati sebelumnya dan Gantt Chart sebagai representasi visual dari WBS. Lalu, Anda mempelajari membuat RACI Chart, yaitu bagan untuk memetakan tugas setiap individu pada sebuah proyek dan mempelajari komponen yang menyusun anggaran proyek.
Nah, ulasan sebelumnya merupakan bagian dari mengelola proyek. Cukup panjang, bukan?
Pada materi ini, Anda akan berkolaborasi dengan stakeholder dan vendor atau kontraktor. Sebelum masuk ke materi inti, kamu mungkin bertanya: apakah yang dimaksud dengan statement of work (SoW)? Simak, yuk!
Tidak dapat dimungkiri, dalam menjadi seorang manajer proyek pasti pernah melakukan kesalahan atau kelalaian, salah satunya adalah lupa terhadap hal kecil yang mungkin bisa berdampak pada proyek. Tujuan dibuatnya SoW ini adalah untuk meminimalkan kesalahan Anda sebagai manajer proyek dan membantu mendeskripsikan secara jelas terkait ruang lingkup proyek.
Ini merupakan beberapa hal minimum yang harus Anda ketahui ketika membuat SoW.
- Siapa saja penanggung jawab proyek tersebut?
- Proyek apa yang akan Anda kerjakan? Mengapa harus dikerjakan? Apa yang akan dicapai?
- Bagaimana proyek akan diselesaikan?
- Apa yang menjadi fokus utama proyek tersebut?
- Hal apa yang menjadi kendala di luar ekspektasi manajer proyek?
- Apa yang akan diproduksi?
- Kapan batas pengerjaan?
- Berapa biaya yang harus dikeluarkan dan kapan tenggat waktu pembayaran?
Catatan! Pembuatan SoW ini sangat disarankan ketika Anda bekerja sama dengan klien baru untuk mengetahui bagaimana ekspektasi klien tersebut terhadap perusahaan Anda. |
Anda dapat berlatih melalui link berikut: Templat SoW.
Setelah mempelajari pengertian statement of work dan mengetahui hal-hal minimum dalam membuat statement of work, bagaimana perasaanmu? Apakah sudah cukup jelas sampai sini? Apabila Anda masih merasa bingung, mari berdiskusi di Forum Diskusi, ya. See you there!
Manajemen Risiko
“Nakhoda yang tangguh tidak lahir di laut yang tenang, tetapi di laut yang penuh dengan ombak dan badai.” Mari kita analogikan: Anda merupakan nakhoda tangguh nan mahir seperti pada penggalan kalimat tersebut yang memiliki pengalaman dan latihan hingga ribuan jam, tetapi kenyataannya risiko di medan perang tidak dapat dielakkan, bukan? Hanya saja Anda akan lebih tenang ketika melihat ombak dan badai.
Begitu pun dengan manajer proyek, walaupun Anda memiliki pengalaman luar biasa mengelola proyek, risiko dan masalah akan selalu menghampiri. Sudah jelas bahwa risiko dapat menjadi ancaman bagi proyek Anda, maka penting untuk dapat mengelolanya. Hal itu disebut sebagai manajemen risiko.
Manajemen risiko adalah proses mengidentifikasi serta mengevaluasi potensi risiko dan masalah yang dapat berdampak pada proyek. [Coursera]
Fase Manajemen Risiko
Manajemen risiko adalah praktik berkelanjutan sepanjang siklus hidup proyek dan biasanya melibatkan beberapa variasi dari lima langkah ini.
Mari kita uraikan poin-poin di atas.
- Mengidentifikasi risiko. Mengidentifikasi dan menentukan potensi risiko proyek dengan tim Anda. Bagaimanapun, risiko hanya dapat dikelola jika Anda benar-benar mengenalnya.
- Menganalisis risiko. Setelah mengidentifikasi risiko, tentukan kemungkinan dan potensi dampaknya terhadap proyek Anda. Risiko serius dengan kemungkinan besar untuk terjadi merupakan ancaman paling membahayakan.
- Mengevaluasi risiko. Gunakan hasil analisis Anda untuk menentukan risiko mana yang harus diprioritaskan untuk ditangani terlebih dahulu.
- Merancang penanganan risiko. Buatlah rencana tentang cara menangani dan mengelola setiap risiko. Baik risiko kecil maupun besar perlu menjadi perhatian Anda, keduanya memerlukan rencana penanganan yang terperinci agar dapat diselesaikan dan takkan terulang pada masa mendatang.
- Memantau dan mengendalikan risiko. Last but not least, tugaskan anggota tim untuk memantau, melacak, dan mengurangi risiko jika diperlukan.
Diagram Fish Bone
Tahukah Anda? Diagram Fish Bone atau dikenal juga sebagai diagram Ishikawa dikembangkan oleh ahli teori organisasi Jepang Kaoru Ishikawa pada 1960-an untuk mengukur proses kontrol kualitas dalam industri pembuatan kapal. |
Diagram Fish Bone digunakan untuk melihat sebab-akibat pada suatu masalah dan juga membantu tim untuk melakukan brainstorming penyebab masalah atau risiko, serta membantu dalam menemukan akar penyebab suatu masalah.
Yuk, kita simak cara buat diagram Fish Bone di bawah ini.
- Deskripsikan masalah utama. Simpan masalah utama di paling ujung (dalam kasus ini di ujung kiri) diagram atau di “kepala” tulang ikan.
- Identifikasi kategori penyebab masalah tersebut. Kategori masalah tersebut bisa diakibatkan oleh manusia, teknologi, transportasi, lingkungan, dan lain-lain.
- Brainstorming penyebab. Setelah diidentifikasi kategori penyebab masalah, pada bagian ini Anda perlu melihat kemungkinan penyebab yang terkait dengan setiap kategori penyebab.
- Analisis penyebabnya. Setelah menemukan kemungkinan penyebab masalah, perlu diidentifikasi akarnya sehingga Anda dan tim bisa mencari cara untuk menguranginya pada proyek yang akan dikerjakan.
Kini Anda memahami fase manajemen risiko dan merancang diagram Fish Bone untuk menentukan akar masalah dan menentukan cara mengurangi risiko pada proyek.
Nah, sampai sini, apakah Anda paham terkait proses perencanaan pada manajemen proyek? Apabila Anda masih merasa bingung, tidak apa-apa, semuanya butuh proses dan Forum Diskusi selalu terbuka lebar untuk tempat Anda bertanya. Jadi, tetap semangat, ya!
Bersambung ke:
Eksekusi Proyek
- Get link
- X
- Other Apps
Comments
Post a Comment